Come richiedere il consenso per l’invio delle newsletter? Ecco una serie di consigli pratici per inviare newsletter e contenuti via email in conformità alla normativa
Come richiedere il consenso per l’invio delle newsletter: l’importanza di conoscere la normativa
La comunicazione evolve e cambia continuamente (e rapidamente) nel tempo, ma l’email marketing resta uno strumento molto efficace di comunicazione commerciale.
L’email marketing ha infatti costi contenuti, ma porta grandi vantaggi: ti permette di arrivare a tutto il tuo pubblico in maniera massiva, di personalizzare i contenuti e di aumentare le vendite. La comunicazione commerciale rischia di diventare un boomerang, però, se non gestito correttamente. Per questo è importante conoscere la normativa del settore e impostare correttamente le campagne di invio delle newsletter. Inviare email a chi non è interessato infatti non solo è sicuramente controproducente, ma espone anche a sanzioni amministrative, come previsto dal GDPR.
GDPR e consenso al trattamento dati: principi di base
Il GDPR stabilisce che il trattamento dei dati personali per finalità di marketing diretto richiede una base giuridica solida, generalmente rappresentata dal consenso dell’interessato (art. 6.1.a). Questo consenso deve essere libero, specifico, informato e inequivocabile, espresso tramite un’azione positiva chiara, escludendo quindi caselle pre-selezionate o silenzi interpretati come accettazione. Inoltre, il consenso deve essere documentabile e l’utente deve poterlo revocare con la stessa facilità con cui lo ha fornito. È fondamentale garantire la trasparenza attraverso informative chiare e accessibili, specificando finalità, modalità di trattamento e diritti dell’utente.
In breve il GDPR richiede di:
- raccogliere il consenso esplicito dell’interessato prima dell’invio di comunicazioni a finalità di marketing;
- predisporre informative chiare che illustrino in dettaglio all’utente come verranno trattati i suoi dati personali;
- raccogliere solo i dati effettivamente utili per quel trattamento, senza eccedere nella raccolta;
- imporre una durata massima della conservazione dei dati degli utenti;
- rendere chiaro nell’informativa le modalità di esercizio dei diritti degli utenti;
- di non utilizzare, nello strumento di raccolta del consenso, campi pre selezionati.
Tutto ciò deve essere documentabile, in caso di ispezione o richiesta di informazioni da parte del Garante per la Protezione dei dati personali. Insomma, vuoi inviare newsletter hai l’obbligo di dotarti di una privacy policy.
Come richiedere il consenso per l’invio delle newsletter: pratica
Vista “la teoria”, passiamo alla pratica e vediamo in concreto come richiedere il consenso per l’invio delle newsletter in conformità alla normativa.
• Informa gli utenti
La privacy policy (qui ti rimandiamo a un’analisi più dettagliata) deve indicare:
- i dati trattati;
- le modalità del trattamento;
- la finalità del trattamento;
- i diritti degli utenti;
- le modalità di gestione delle richieste di esercizio dei diritti da parte degli interessati;
- le misure di sicurezza adottate a protezione dei dati;
- le modalità di revoca del consenso;
- eventuali servizi di terze parti in uso.
Acconsento.click presenta una sezione per redigere l’informativa: dopo alcune domande verrà mostrato il template più adatto alle tue esigenze. Potrai inserire il trattamento dati necessario per l’invio di newsletter con una semplice spunta. Il widget Acconsento poi riaggiornerà per te l’informativa privacy
• Imposta un modulo di iscrizione sul tuo sito / app
Fissiamo a mente il punto principale: l’utente deve poter fornire un consenso libero ed esplicito. L’azione quindi di iscrizione alla newsletter deve essere volontaria. Quindi impostare un modulo di iscrizione alla newsletter dove la spunta per l’invio è già preselezionata è illegale. E’ illegittimo anche far sembrare, o descrivere, l’iscrizione alla newsletter come obbligatoria.
Un esempio valido di consenso? “Desidero ricevere la newsletter e accetto la Privacy Policy” con casella non pre flaggata.
• Il consenso deve essere specifico
Se invii più tipologie di newsletter, devi recapitare agli interessati soltanto quelle coi contenuti per il quale l’utente ha prestato il consenso. In concreto?
Se l’utente ha accettato di ricevere newsletter promozionali relative ai tuoi prodotti, non potrai inviare loro email relative a prodotti e servizi di partner terzi. Niente panico: non serve approntare un modulo di iscrizione per ogni tipologia di newsletter che invii. Potrai aggiungere più consensi nello stesso strumento che sceglierai per l’iscrizione, garantendo all’utente la possibilità sceglierne alcuni e rifiutarne altri.
• Cosa mettere “dentro” la newsletter
La conformità normativa non si “esaurisce” con la raccolta del consenso. Occorre, ad esempio, garantire all’utente di poter revocare il consenso “con la stessa facilità con cui l’ha concesso”. Ecco perché è necessario inserire nella newsletter il link di disiscrizione, che consenta all’utente di revocare immediatamente il consenso. A quel punto non dovrai più inviare comunicazioni di quel tipo a quell’utente.
Aggiungi sempre anche una email di contatto, tramite la quale gli utenti possono scriverti per esercitare diritti (ad esempio la modifica / correzione dei dati personali).
• Il double opt-in
Vuoi stare in una botte di ferro? Scegli il double opt-in. Questo sistema prevede l’invio di una email di conferma, con un link, all’utente dopo che questo ha compilato il modulo per l’iscrizione alla newsletter.
Le piattaforme che prevedono questo sistema, aggiungeranno effettivamente l’indirizzo email dell’utente solo dopo che questo avrà cliccato sul link contenuto nell’email di conferma.
Consenso per l’invio delle newsletter: le sanzioni
Il GDPR è molto severo in fatto di sanzioni. Inviare comunicazioni non richieste espone a sanzioni amministrative che possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuo dell’azienda.
In generale le sanzioni vengono stabilite tenendo di conto di più parametri, ad esempio la gravità dell’illecito commesso, il protrarsi nel tempo della violazione, la collaborazione dimostrata dall’azienda all’autorità e le misure correttive messe in atto.
Quando non serve richiedere il consenso per l’invio delle newsletter?
C’è un solo caso, un’eccezione alla richiesta di consenso. Se l’utente ha già acquistato dal tuo e-commerce puoi inviargli newsletter commerciali relative allo shop stesso oppure agli stessi prodotti o prodotti affini senza necessità di richiedergli un consenso. L’acquisto che ha effettuato infatti dimostra l’interesse dell’utente al prodotto. Questo quanto messo nero su bianco dal Garante per la protezione dei dati personali con il provvedimento del 17 Maggio 2023.
NB: se l’utente crea l’account, ma non acquista, non puoi inviargli newsletter commerciali.