Il Contratto di nomina a responsabile del trattamento (DPA) deve avere caratteristiche specifiche per essere considerato completo e conforme. Vediamo meglio nell’articolo quali sono e di cosa si tratta.
DPA: cos’è e chi deve stipularlo
Il DPA è l’acronimo di Data Processing Agreement, che in italiano diventa Contratto di nomina a responsabile del trattamento. Ma di cosa si tratta? E’ il contratto tramite il quale il titolare del trattamento delega un responsabile esterno per gestire il trattamento dati. Questa figura viene chiamata responsabile del trattamento.
E’ compito del titolare del trattamento stipulare il DPA con il responsabile del trattamento. Questo contratto servirà per chiarire i diritti e i doveri delle due parti nello svolgimento delle attività di trattamento dati.
Quando è necessario il Contratto di nomina a Responsabile del Trattamento (DPA)?
Il Data Processing Agreement (DPA), secondo quanto previsto dall’articolo 28 del GDPR, è necessario ogni volta che un’azienda affida una parte del trattamento dei dati personali a un fornitore esterno che agisce per conto dell’azienda stessa. Ecco alcuni esempi di situazioni in cui serve un Contratto di nomina a responsabile del trattamento (DPA):
- servizi di cloud storage e backup: se utilizzi una piattaforma cloud per archiviare i dati dei clienti, il provider agisce come responsabile del trattamento. Il DPA garantisce che il provider gestisca i dati in conformità al GDPR;
- servizi di marketing e mailing: se ti affidi a piattaforme di email marketing per inviare comunicazioni ai tuoi clienti, il fornitore tratta dati personali come indirizzi email e preferenze di marketing. In questo caso, è necessario stipulare un DPA per regolare il trattamento dei dati;
- servizi di assistenza clienti: se utilizzi software o servizi di terze parti per gestire il supporto clienti, queste piattaforme raccolgono e gestiscono dati personali. Tra questi ad esempio nome, indirizzo email e storico delle comunicazioni. Un DPA è essenziale per garantire che i dati siano gestiti in modo sicuro;
- analisi dei dati e monitoraggio: se ti affidi a servizi di analisi (come Google Analytics o altri strumenti di tracking) che raccolgono informazioni sugli utenti che visitano il tuo sito o utilizzano la tua app, questi strumenti trattano dati come l’indirizzo IP e le interazioni degli utenti. Un DPA con il fornitore chiarisce le modalità di trattamento dei dati raccolti;
- gestione delle risorse umane: se utilizzi software di gestione del personale (come software per le buste paga, o per le valutazioni delle performance), questi sistemi trattano dati sensibili sui dipendenti, tra cui salario e informazioni personali. Un DPA stabilisce le modalità di gestione e protezione di questi dati;
- sistemi di pagamento: quando usi piattaforme di pagamento come PayPal, Stripe, il fornitore gestisce dati sensibili come numeri di carta di credito e informazioni di pagamento. In questo caso, un DPA regola la protezione dei dati finanziari degli utenti;
- servizi di gestione e spedizione logistica: se utilizzi fornitori esterni per spedire prodotti ai clienti, questi gestiranno i dati personali come indirizzo e recapito. Un DPA con il fornitore di spedizione è necessario per assicurarsi che questi dati siano utilizzati correttamente e in modo sicuro.
Di conseguenza, ogni volta che un terzo gestisce o accede a dati personali per conto tuo, è necessario un DPA.
Per saperne di più > Articolo 28 GDPR: il responsabile e i sub responsabili del trattamento
Elementi essenziali del DPA secondo il GDPR
Il GDPR stabilisce alcune caratteristiche essenziali di un DPA per garantire la conformità normativa e la sicurezza dei dati trattati. Ovvero:
- identificazione delle parti coinvolte: il GDPR stabilisce che sia necessario identificare con precisione chi sia il responsabile del trattamento dei dati, indicando i dettagli completi delle parti coinvolte. Tra questi troviamo il nome dell’azienda, l’indirizzo legale, i contatti diretti e le informazioni necessarie per una corretta identificazione;
- oggetto e durata del trattamento: devono essere delineate sia la durata che la finalità del trattamento. Nel farlo, va fornito un quadro chiaro delle operazioni che devono essere effettuate dal responsabile del trattamento. Devono anche essere indicate la durata del trattamento e le condizioni sotto le quali il contratto può essere rinnovato o concluso;
- diritti e obblighi delle parti: vanno descritti in modo dettagliato i diritti e gli obblighi delle parti coinvolte, ovvero del titolare e del responsabile del trattamento. E’ importante stabilire in modo trasparente le aspettative e responsabilità per garantire una gestione conforme dei dati. Questo include: quali procedure adottare per rispondere alle richieste degli interessati, le modalità di notifica in caso di violazione, le istruzioni specifiche riguardo il trattamento dei dati ecc;
- misure di sicurezza e protezione dei dati: il GDPR richiede che vengano adottate misure tecniche e organizzative adeguate. In questo modo il livello di sicurezza sarà appropriato al rischio presentato dal trattamento dei dati personali. Devono essere elencate in modo completo le misure di sicurezza che il responsabile del trattamento deve implementare, ma anche la cifratura dati, la sicurezza dei server, le procedure di backup e ripristino e le misure necessarie per proteggere i dati da accessi non autorizzati, dalla perdita o dalla distruzione.
Quali rischi corri se non redigi un DPA?
In assenza di un Contratto di nomina al Responsabile del trattamento (DPA) si incorre innanzitutto in pesanti sanzioni economiche. Ma non è finita qui: chi tratta dati personali senza consenso si assume anche la piena responsabilità del trattamento. Questo significa che, se i dati vengono trattati in maniera non conforme, la responsabilità ricade su chi effettua il trattamento.
Senza questo tipo di contratto, non c’è una chiara distinzione tra le responsabilità del titolare del trattamento e quelle del responsabile del trattamento. Vediamo quindi nel dettaglio quali sono le conseguenze per queste due figure:
Conseguenze per il titolare del trattamento
Senza un DPA, il titolare del trattamento non sa come i suoi dati vengano gestiti. Se si verifica una violazione dei dati o un trattamento non autorizzato, il titolare potrebbe risultare responsabile per non aver implementato i controlli necessari sul responsabile del trattamento. Ciò che rischia sono quindi sanzioni, danni reputazionali e azioni legali da parte degli interessati.
Conseguenze per il responsabile del trattamento
A sua volta, il responsabile del trattamento che agisce senza un DPA si assume una responsabilità per qualunque violazione che riguarda la protezione dati. Ciò significa che se i dati personali sono gestiti in maniera impropria, il responsabile può essere chiamato a rispondere di fronte alla legge.
La mancanza di un DPA aumenta la vulnerabilità di entrambe le parti. Di conseguenza, redigere una DPA è negli interessi di tutti.
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